وظایف رئیس دفتر
- شرح وظایف رئیس دفتر :
- برنامه ریزی تقویم کاری سالیانه و تنظیم برنامه های روزانه (جلسات، ملاقات ها، بازدیدها، سفرها، و...) ریاست دانشگاه
- انجام هماهنگی های لازم با کلیه معاونت ها و واحدهای ذی ربط
- تهیه و تنظیم گزارش ها و جمع اوری و اماده نمودن اطلاعات مورد نیاز ریاست دانشگاه
- برنامه ریزی و برگزاری جلسات ، همایش ها و گردهمایی ها از قبیل هیات رئیسه، شورای اموزشی و پژوهشی، شورای عالی آموزش مجازی و...
- تهیه و تنظیم و ابلاغ دستورات، بخشنامه ها و سایر آیین نامه ها و ابلاغ مصوبات و دستورالعمل ها به کلیه معاونت ها و واحدهای ذی ربط برحسب خط مشی تعیین شده دانشگاه
- تعیین وقت جلسات با معاونین، مدیران و متقاضیان ملاقات با ریاست دانشگاه
- پاسخگویی مناسب به تماس های تلفنی و مراجعین حضوری حوزه ریاست
- نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل های مربوطه و محرمانگی آن
- همکاری و هماهنگی در خصوص تلفیق و تلخیص گزارشات و مستندات حوزه ریاست
- جمع آوری اطلاعات و اخبار، تحلیل و آسیب شناسی مشکلات و ارائه راهکار به رئیس دانشگاه
- دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی مربوط به حوزه ریاست و ارجاع به مسئولین مربوط و پیگیری تا حصول نتیجه
- تهیه و تنظیم پیش نویس نامه ها، صورتجلسات و دعوتنامه های مرتبط با ریاست دانشگاه
- نظارت و رسیدگی به انجام کلیه امور مربوط به تشریفات و ساماندهی امور اداری و دفتر حوزه ریاست دانشگاه
- پیگیری و انجام سایر امور محوله از طرف ریاست دانشگاه